Sám sebe šéf – Tipy na efektívny Home office

Súčasná situácia s koronavírusom núti ľudí po celom svete pracovať z domu. Môže to byť skvelé – raňajky v posteli, v práci za 10 sekúnd, vlastné tempo…, ale na druhej strane to so sebou nesie aj mnohé nové výzvy. Prinášame vám tipy, ako si udržať produktivitu a rovnováhu medzi prácou a súkromím.

Vytvorte si svoje pracovné miesto

Aj my ľudia potrebujeme svoje teritórium, priestor pre život, kde sa cítime bezpečnejšie a istejšie. Aby sme boli produktívni a sústredení, potrebujeme mať na prácu vyhradené špeciálne miesto, kde máme po ruke všetko potrebné a aspoň relatívny kľud. No nie každý si môže doma zriadiť vlastnú pracovňu. Pracovným miestom sa môže dočasne stať aj zadný roh kuchynského stola alebo konferenčný stolík v obývacej izbe. Dôležitým pravidlom je používať rovnaké miesto pravidelne a odstrániť z vašej blízosti veci, ktoré vás rozptyľujú napr.: špinavé oblečenie, neumytý riad, detské hračky a pod. Majte po ruke kávu, čaj alebo vodu, aby ste neopúšťali miesto každých 15 minút a obklopte sa vecami, ktoré Vás dostanú do pracovnej nálady.

Dodržujte plán

Jasné pravidlá, kedy na čom pracovať, pomáhajú mnohým ľuďom udržať rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Je ľahké porušiť pravidlá, keď vám nikto nestojí za chrbtom. Nedostatočná štruktúra vedie k poklesu produktivity a sústredenia na prácu. Na druhej strane, časový plán vám poskytuje smer a udržuje vás na správnej ceste. Niekedy potrebujete byť flexibilní, môžete si predĺžiť plánovaný čas alebo zmeniť úlohy, ktoré ste si naplánovali. V takom prípade sa uistite, že prioritné úlohy sú splnené, alebo vstaňte na druhý deň o čosi skôr, aby ste ich dokončili.

Zaveďte do života rituály

„Časom, keď sa denná rutina stáva samozrejmosťou, disciplína sa premení na návyk“ Twyla Tharp. Nájdite si vlastné rituály, ktoré vás dostanú do pracovnej nálady. Začnite deň šálkou kávy, cvičením, alebo počúvaním hudby. Naplánujte si denné aktivity a časový harmonogram. Doprajte si v rámci prestávky činnosť, ktorú máte radi. Ukončite pracovný deň 10-minútovou rekapituláciou toho, čo sa vám podarilo. Prejdite si zajtrajší kalendár a pripravte si oblečenie na nasledujúci deň. Tieto návyky vám pomôžu naprogramovať vašu myseľ, nastaviť sa na prácu alebo naopak, sa z nej opäť „odstrihnúť“.

Nezostaňte v pyžame

Jednou z najväčších nástrah práce z domu je posúvanie hraníc medzi prácou a súkromím. Ak chcete pracovať v pyžame, raňajkovať s rodinou, zorganizovať si čas pre seba – to všetko znie veľmi dobre. Ale ak váš mozog nie je nastavený, aby sa nakopol na mentálny výkon, bude pre vás ťažké dokončiť svoje úlohy. Nastavte si svoje vlastné pravidlá počas práce doma a dodržujte ich, akoby ste boli v zamestnaní. Osprchujte sa, vyčistite si zuby, oblečte sa a choďte do práce symbolicky. Oddeľte prácu od súkromia a oddychových aktivít. Takto pripravíte váš mozog na prácu. Váš spôsob myslenia ovplyvní  váš pracovný výkon a nakoniec aj to, ako sa budete cítiť vo svojej pracovnej roly.

Nikdy nepracujte z postele

Po rušnom dni je náročné vypnúť a pripraviť sa na nočný spánok. Cesta domov z práce pomáha ukončiť pracovný deň a začať oddychovať. Práca z domu pre mnohých znamená pracovať dlho do noci. Ak sa vám to stane, zostaňte na svojom pracovnom mieste a nepracujte z postele. Ak by ste pracovali v posteli, váš mozog môže mať pocit, že ste stále v práci, aj keď budete chcieť zaspať. Vaša kvalita spánku sa zníži aj preto, lebo používaním elektroniky pred spaním sa redukuje hladina melatonínu, ktorý potrebujete, aby ste zaspali.

Nastavte si pravidlá

Nastavte si základné pravidlá, kedy a ako môžu ostatní členovia domácnosti počas dňa s vami komunikovať. Požiadajte svoju rodinu alebo spolubývajúcich, aby vás nevyrušovali, ale aby vám v prípade potreby zaslali textovú správu. Ak máte v domácnosti deti, snažte sa byť v priebehu pracovného dňa aspoň čiastočne od nich separovaní. Jedným zo spôsobov, ako to docieliť, je nastaviť si priestorové a časové hranice. Ak si nemôžete vytvoriť samostatný priestor pre vašu prácu, môžete použiť slúchadlá, aby ste nevnímali vonkajší svet. Povedzte svojim deťom, aby zaklopali na dvere a rešpektovali čas, kedy pracujete.

Ako prvú urobte úlohu, do ktorej sa vám najviac nechce

Dokončenie náročnej alebo nepríjemnej úlohy hneď ráno vám ju nielen odstráni z cesty, ale vám dodá aj veľa energie a motivácie. Získate pocit, že ste niečo dôležité dosiahli. Ide o známu techniku time manažmentu podľa knihy Briana Tracyho „Najprv zjedzte žabu“. Hneď ako vstanete, urobte najťažšiu úlohu, ktorá vás v ten deň čaká (= žabu). Ideálne je, ak si túto úlohu zadefinujete ešte deň predtým. Svoju „žabu“ by ste mali zjesť ešte predtým, ako otvoríte inbox a začnete prechádzať maily. Ak je príliš veľká, zjedzte aspoň jednu jej časť..

Zamerajte sa na jednu vec

Produktivita neznamená vykonať viac práce, ale pracovať na správnych veciach. Ak sa venujete jednej správnej veci za druhou, môžete dosiahnuť viac ako pri multitaskingu a prepínaní z jednej úlohy na druhú. Kapacita našej pamäte je obmedzená a preto je dôležité ju využívať efektívne. Ak chcete zlepšiť svoj výkon, vyskúšajte metódu Pomodoro – urobte si strategické prestávky k zvýšeniu produktivity. Po 25 minútach sústredenej práce si urobte 5 minútovú prestávku. Po 4 opakovaniach si doprajte dlhšiu prestávku, cca 15 – 20 minút. Táto technika vám pomôže dostať sa do stavu „flow“, ktorý popisoval americký psychológ s maďarskými koreňmi Mihaly Csikszentmihalyi. V tomto stave je vaše sústredenie a výkon na maxime a vy pociťujete radosť z práce a vysokú mieru motivácie.

Naplánujte si prestávky

Využívajte vaše prestávky aktívne. Hýbte sa, choďte preč od obrazovky počítača alebo telefónu, urobte si krátke cvičenie, počúvajte hudbu, nadýchajte sa čerstvého vzduchu na balkóne … Doprajte si prestávky v plnom rozsahu. Neskracujte čas plánovaný na prestávky, najmä počas obeda si doprajte kvalitný odpočinok. Prestávky nepoužívajte na kontrolu e-mailov ani na pracovný telefonát s kolegom. Cez deň by ste mali mať najmenej dve 15 minútové prestávky a približne 1 hodinu na obed. Prestávky neberte ako stratu času, ale ako dôležitú cestu na doplnenie vašej mentálnej energie. 

Zostaňte v kontakte

Nedostatok spoločnosti a sociálneho kontaktu môže viesť k pocitom osamelosti a izolácie. Aby sme boli produktívni, spokojní a kreatívni, musíme byť prepojení s ostatnými a cítiť sa ako súčasť tímu. Je dôležité zistiť, akú mieru kontaktu potrebujete, aby ste sa cítili komfortne. Každý z nás to má trochu iné. Kontakt však potrebujeme všetci. Naplánujte si videohovory namiesto telefonických hovorov tak často, ako je to možné. Využite firemný chat na zdieľanie so svojimi spolupracovníkmi a priateľmi. Práca na diaľku vyžaduje aktívne komunikovať oveľa viac, ako za iných okolností, aj keď prostriedky na komunikáciu sú iné. Dajte vedieť všetkým, ktorí by mali byť informovaní, aký máte rozvrh a kedy ste dostupní. Keď dokončíte projekt alebo dôležitú úlohu, podeľte sa o túto informáciu s kolegami, oslávte to. Keď máte nejakú novinku alebo zaujímavú správu, neváhajte a zdieľajte ju s ostatnými.

Užite si čas pre seba

Jedným z najdôležitejších princípov, ako si udržať rovnováhu, je naplánovanie si aktivít, ktoré máte radi. Cez prestávky alebo po skončení pracovného času si urobte radosť zo života – či už sledovaním televízie, cvičením jogy, varením, rozprávaním so svojím partnerom, chatovaním so svojimi priateľmi, hraním videohier, surfovaním na internete, čítaním knihy, maľovaním, hraním na gitare atď. Buďte k sebe zhovievaví a doprajte si aj leňošenie. Tieto momenty vám poslúžia ako zdroje energie a pozitívnej nálady a môžu pozitívne ovplyvniť vašu produktivitu.